« Tout le monde s’occupe de tout, personne n’est responsable de rien ». Voici comment le directeur d’une société dont l’activité connaissait une forte accélération exposait sa problématique. Cette phrase faisait autant écho à la motivation de la vingtaine de salariés à s’impliquer dans les nouveaux projets qu’à la désorganisation latente, qui empêchait ces projets d’avancer.

L’organisation d’une entreprise répond généralement aux évolutions qu’elle a connues dans son développement. Elle peut être structurée autour des produits ou des clients ; généralement, elle est organisée selon les métiers de chacun et s’articule autour du dirigeant de PME. Il arrive cependant qu’en fonction de certains projets ou actualités, les compétences des uns et des autres se télescopent. Et si le dirigeant manque de temps pour coordonner ces projets, imaginez la suite: la confusion la plus totale s’installe sur les rôles de chacun, et cela est bien souvent contre-productif. Alors, oubliez les heures en réunion : voici nos 5 clés qui vous permettront de fluidifier le pilotage de vos projets, en gardant le cap sur votre développement.

Ces petits projets à l’effet Papillon

Certains projets pouvant générer la « pagaille » au sein de votre organisation et de vos collaborateurs sont facilement identifiables : la transformation numérique ou le lancement de votre nouveau produit. Dans ce cas, définir une méthodologie, des intervenants et des process en amont est simple.

Mais d’autres projets, non perçus comme tels au départ, peuvent également être source de confusion dans l’entreprise : votre développement sur une nouvelle zone géographique, une nouvelle activité ou la mise en place de votre ERP/CRM .

En faisant appel à des compétences spécifiques au sein de vos différents services, ces projets touchent toute l’organisation de votre entreprise. Et si, sur certains projets, un collaborateur peut prendre naturellement le lead pour le faire avancer, sur d’autres, les choses peuvent plus facilement flotter et le faire échouer.

La bonne nouvelle est que même si la nature des projets peut donc être différente, la méthode pour les piloter dans l’entreprise est souvent la même.

#01. Rédigez la note de cadrage

La note de cadrage est un document regroupant l’ensemble de éléments de contexte relatifs à votre projet. Elle en donne la vision globale. Selon la portée du projet concerné, la note de cadrage sera plus ou moins longue. Elle reprend :

• Le contexte du projet.
• L’objet du projet.
• Les résultats attendus du projet (les livrables).
• Les problématiques qui seront à résoudre.
• L’identification de l’équipe en charge du projet.
• Les aspects budgétaires.
• Le planning général.
• Un premier plan d’actions général.

L’importance de ce document réside dans le fait qu’il regroupe tous les éléments fondateurs du projet ainsi que la direction générale sur l’objectif poursuivi. Il peut être amené à évoluer au cours de la vie du projet.

Attention, la note de cadrage n’est pas :

• Un business plan.
• Un cahier des charges.
• Un cahier de doléances.

#02. Constituez l’équipe

Une fois la vision globale définie, vous devez identifier qui interviendra sur le projet. Afin de gagner en efficacité, mettez en place une force opérationnelle, ou « Task Force » : intégrez les personnes qui pourront résoudre les contraintes spécifiques que vous avez identifiées. Le risque sur le lancement de nouveau projet est d’intégrer systématiquement les managers, alors que bien souvent, les opérationnels auront plus de valeur ajoutée. Par exemple, si le projet porte sur le développement de vos ventes en Amérique Latine, votre Directeur Commercial ne sera peut-être pas le plus efficace pour faire avancer le projet. Intégrer votre commercial en charge de l’Espagne et du Portugal sera plus bénéfique.

Cette étape est cruciale pour le bon déroulé du projet. En effet, l’impact immédiat est que vous allez rompre avec l’organisation pyramidale en place jusqu’ici, pour instaurer une organisation transverse, dédiée au projet. A ce moment, communiquez bien avec votre top management pour lui expliquer tous les enjeux. Faire participer vos managers à la constitution de l’équipe vous aidera à les rendre partie prenante du sujet. D’autant que dans le déroulé du projet ensuite, les managers devront prioriser des missions pour les intervenants entre leur travail quotidien et ce qu’ils auront à fournir pour le projet.

Un élément clé de réussite de votre projet consiste aussi à nommer un.e chef de projet dédié.e. En effet, d’une part, cela vous soulagera si vous manquez de temps pour coordonner les équipes. Vous pourrez alors faire le point en one to one avec le chef de projet ponctuellement. D’autre part, comme nous le verrons dans les outils, documenter le projet au fur et à mesure de son avancée est primordial. En nommant un.e chef de projet, vous déléguez également cette tâche bien souvent chronophage.

#03. Communiquez sur le projet

Afin de garantir le bon déroulé du projet, et une bonne ambiance au sein de la société, vous devez communiquer sur le projet. Cette communication se fait à plusieurs niveaux et poursuit différents objectifs :

• Informer l’ensemble des collaborateurs sur les projets lancés : ne laissez pas vos collaborateurs dans le flou, donnez-leur des informations sur l’actualité de l’entreprise. Rien de tel pour saper l’ambiance que d’avoir des collaborateurs qui se sentent mis à l’écart. Quelque soit le canal que vous utilisez : communication à la réunion générale, diffusion sur l’intranet ou votre support collaboratif, affichage dans la salle du café… Communiquez sur les projets en cours.
• Indiquez qui précisément est intégré dans le projet, et les rôles de chacun. Cela lèvera les questionnements.
• Célébrez chaque jalon important du projet en expliquant ce qui est mis en place. Pour les projets à très court terme comme la mise en conformité avec le RGPD par exemple, cela peut se limiter à une communication à la clôture du projet. Pour les projets plus importants ou à plus long terme, cela peut intervenir à la finalisation d’étapes importantes pour la vie du projet.

#04. Mettez en place vos outils de pilotage

Pour piloter un projet, il vous faut des outils. En fonction des projets, le type d’outils peut différer mais un socle commun revient systématiquement :

• Les réunions de suivi de projet : sans tomber dans la réunionite aigüe, vous devez organiser des points réguliers sur l’avancement du projet. Ces points doivent se tenir à des échéances plutôt rapprochées pour garder une certaine dynamique (maximum tous les 15 jours). En fonction de l’avancée du projet, vous pouvez opter pour des stand-up meetings quotidiennes de 15-20 minutes, à condition de disposer d’un ordre du jour cadré. Quoiqu’il en soit, évitez absolument de passer plus d’1h30 en réunion : vous perdrez en efficacité, et le projet risquera alors de se transformer en serpent de mer.
• L’ordre du jour : il permet de caler les objectifs de la réunion pour éviter qu’elle ne s’éternise.
• Le compte-rendu : ce document reprend les discussions sur les points de l’ordre du jour, les avancées et les tâches à faire pour chacun.
• Le rétro-planning : quelle que soit l’envergure du projet, le rétro-planning vous donne la vision générale sur le déroulé du projet dans le temps. Il permet également d’anticiper les points de blocage et les solutions pour y répondre.
• Les outils collaboratifs : l’objectif des outils collaboratifs est de partager l’état d’avancement du projet avec les collaborateurs concernés. L’envoi par mail du compte-rendu et du rétroplanning peut très bien suffire dans un premier temps et selon les projets. Mais vous pouvez aussi faciliter la communication sur le projet et améliorer la convivialité avec des outils collaboratifs: Trello, Asana, Slack pour ne citer qu’eux. Attention à l’utilisation de ces outils : ils nécessitent tout de même qu’une personne les suivent et les mettent à jour quotidiennement.
• Le cahier des charges (dans le cas d’un projet lié à une offre ou un produit) : il reprend le détail de tout ce qui est attendu dans le produit ou l’offre, objet du projet. Il reprend donc les contraintes spécifiques auxquelles répondre, le fonctionnement attendu de l’offre ou du produit.

#05. Gardez la vision sur la délivrabilité

Enfin, il est important de garder à l’esprit régulièrement ce qui doit être livré par le projet, aussi bien en termes de contenus, qu’en termes de délais. Il est très facile de perdre de vue l’objet du projet au fur et à mesure de son avancée. D’abord, le cycle de vie d’un projet finit toujours par glisser. Certaines tâches prennent plus de temps que prévu, des urgences sur d’autres sujets redessinent les priorités : cela est classique dans la vie de l’entreprise. Ensuite, vous allez rencontrer des imprévus sur le projet lui-même : une réglementation non identifiée au départ, un problématique technique difficile à contourner, etc. C’est aussi cela la vie d’un projet. Reprenez régulièrement votre note de cadrage, soit pour l’adapter, soit pour recadrer les avancées du projet. Soyez ferme sur les aspects vitaux du projet et en même temps flexible sur sa réalisation. Le mieux est l’ennemi du bien.

Passez en mode projet

Avec ces quelques clés pour vous aider sur le pilotage de vos projets, vous pourrez disposer d’une visibilité en temps réel de leur avancée tout en fluidifiant votre organisation. Vous allez ainsi commencer à insuffler une culture de projets au sein de vos équipes, ce qui vous aidera à dynamiser votre structure. Aborder vos problématiques en mode Projet vous permettra en effet d’avoir une vision 360° sur les solutions à envisager et ainsi d’accélérer votre business. Enfin, gardez bien à l’esprit que la communication reste l’élément essentiel du succès de cette transformation.